İzin Yönetimi: veri uyumluluğunun ötesinde, daha iyi müşteri ilişkileri

Dijitalleşme ve yenilikler, bireylerin ve kurumların etkileşim kurma şeklini değiştirirken, bizim neslimiz dijital etkileşimle ilgili yeni endişelerle karşı karşıya. Dijitalleşmenin nasıl yaygınlaştırılacağı konusunda çalışmalar sürerken, eş zamanlı olarak bireylerin ve kuruluşların mahremiyetinin ve itibarının nasıl korunacağı konusunda da tartışmalar devam ediyor. Bu, şirketler için en büyük zorluklardan biri haline geldi.

Birçok ulusal ve uluslararası otorite, şirketlerin müşterileriyle nasıl ilişki kurması gerektiğini düzenleyen yasalar çıkarıyor. Ayrıca, yeni dijital dünyada dijital görgü kurallarını tanımlayan yeni, küresel bir kültür şekilleniyor.

Veri gizliliği ve iletişim izinlerine ilişkin kurallar ve mevzuatlar ülkelere, bölgelere veya illere göre farklılık gösterebilirken, izin yönetişimindeki gelişmişlik düzeyi de büyük farklılıklar gösteriyor. Bazı kurallar müşteriler için çok hızlı bir şekilde “fiili” hale geliyor. Şu anda, muhtemelen en yaygın kabul gören İzin ve Veri Gizliliği Mevzuatı, AB'nin Genel Veri Koruma Yönetmeliği'dir (GDPR) ve yalnızca AB ülkelerini değil, Avrupa bloğu dışından Avrupa ile iş yapmak isteyen tüm şirketleri de etkiler. AB bu kurallara ve düzenlemelere uymalıdır.

İzin yönetiminde temel odak noktanız ne olmalıdır?

Mevzuat gereği şirketler, veri işleyenin kim olduğu, veri işleme amacının ne olduğu ve izin durumunu nasıl değiştirebilecekleri veya geri alabilecekleri konusunda müşterilerini bilgilendirmek zorundadır.

Değişen pazar şartları ile beraber veri koruma gereksinimlerinde de sık sık değişiklikler görüyoruz. Bu nedenle şirketlerin, esnek yapılandırma seçenekleri sunan, yeni mevzuat ve politikalara hızlı uyum sağlayan bir izin yönetim sistemi uyguladığından emin olmaları gerekir.

İzin yönetimi için de çok kanallı bir yaklaşım uygulanmalıdır; bu, tüm müşteri iletişim noktalarının kapsanması gerektiği ve müşterilerin herhangi bir zamanda herhangi bir kanalda onaylarını verebilmesi, değiştirebilmesi veya geri çekebilmesi gerektiği anlamına gelir. Bu aynı zamanda, örneğin değişiklik veya geri alma için, orijinal iznin verildiği kanaldan farklı kanalları kullanabilmeleri gerektiği anlamına da gelir.

Müşteri deneyimini iyileştirmek için izin yönetimi

İzin yönetimi, tüm kutuların işaretlenmesi, tüm izin formlarının imzalanması, her şeyin güncel ve en son yasal düzenlemelere uygun olması gereği ile hem şirketler hem de kullanıcılar açısından bazen bir yük olarak kabul edilir. Ancak, şeffaf, kullanımı kolay bir izin yönetim sistemi ve güncel bir onay veri tabanının işletilmesi her iki tarafa da fayda sağlayabilir.

Aslında şirketlerin veri koruma düzenlemelerine uymadıkları durumlarda büyük cezalar ödeme zorunluluğu yok ama bu düzenlemeleri uygulamanın herkes için başka faydaları da var.

Şirketler bakımlı, güncel bir veri tabanına ve şeffaf onay süreçlerine sahip olduklarında, müşteri verilerini önemli mesajlar, özel ürün ve hizmet teklifleri veya sadakat programları ile ulaşmak için kullanabilirler. Bu tür iletişimler gerçekten hedefe yönelik olduğundan ve müşterinin özel olarak izin verdiği şeyle uyumlu olduğundan, bu, müşteri şikayetlerini veya gereksiz iletişim yoğunluğunu veya gizlilik ihlali nedeniyle potansiyel müşteri kaybını azaltacaktır. Bir veri gizliliği ihlali soruşturması uzun zaman alabilir ve büyük kaynakları bağlayabilir, bu nedenle, özellikle çok sayıda müşteri söz konusuysa, son derece maliyetli olabilir. Bu nedenle, uygun bir izin yönetim sisteminin kullanılması, genel olarak şirket için operasyonel maliyetlerin düşürülmesine katkıda bulunacaktır.

Müşteriler ise önemli mesajlar alabilecek, kendilerine somut faydalar sağlayan ve uzun vadede güven oluşturan, marka tercihini, sadakati artıran ve aynı zamanda daha uzun müşteri ömrü sağlayan ilgili ve değerli tekliflere erişebilecekler. Bu durumda şeffaflık ve marka güveni, müşterilerin şirketin verilerini yalnızca kendileri için gerçekten alakalı olduğunda kullanacağından ve mesaj göndereceğinden veya iletişim kuracağından emin olabileceği anlamına gelir. Müşteriler bunu bilirlerse, daha geniş bir iletişim ve etkileşim yelpazesine izin vermeye daha istekli olacaklardır.

Bu nedenle, marka değerini ve itibarını korumak ve artırmak için işletmelerin yalnızca uyumluluktan daha ileri gitmeleri ve marka değeri ve daha iyi müşteri ilişkileri oluşturmaya yardımcı olmak için gizliliğin oynayabileceği rolü anlamaları gerekir.

---

Etiya İzin Yönetimi ve mimarisi tamamen dijital müşterilerin ihtiyaçları düşünülerek tasarlanmıştır. Sistemin benzersiz mimarisi, müşterilerin, çözüm ortakları da dahil olmak üzere, kurumun farklı iş birimlerinden ve temas noktalarından kaynaklanan olası tüm tehditlere veya istenmeyen temaslara karşı korunmasını sağlar.Ürün özellikleri, tüm temas noktalarından gelen tüm akışları kapsamak amacıyla bir kuruluşun tüm birimleri ve ortakları için bir bütün olarak tasarlanmıştır. Etiya Müşteri İlişkileri Yönetimi'nin bir parçası olan İzin Yönetimi modülü, tüm müşteri verilerinin ve gizlilik ayarlarının güncel olmasını, merkezi olarak saklanmasını ve bu tür verilerin yalnızca müşteri tarafından özel olarak izin verilen bağlam ve amaçlar için kullanılmasını sağlarken, yeterli koruma ve mahremiyet sağlayacak şekilde işlenmesini, saklanmasını ve paylaşılmasını da garantiler.